-->
18.09.2021

Προσοχή: Τα πιο συχνά λάθη που κάνεις όταν στέλνεις email

Πόσες φορές έχει τύχει να πατήσεις Reply All και το email να πάει σε όλα τα μέλη της ομάδας ή ακόμη της εταιρίας σου αντί μονάχα στον αποστολέα; Η ακόμη χειρότερα, σού έχει τύχει να βρεθείς στην άβολη θέση να πρέπει να ζητήσεις συγνώμη για το email που στάλθηκε καταλάθος στο αφεντικό σου;

Στον πλέον γρήγορο κόσμο που ζούμε είναι πολύ εύκολο μέσα στη βιασύνη μας να κάνουμε λάθη. Και πολλές φορές μεγάλα λάθη. Ωστόσο, υπάρχουν – ευτυχώς – τρόποι να τα σώσουμε. Γι’ αυτό συνέχισε να διαβάζεις ώστε να μπορέσεις να “σώσεις” το επόμενο λάθος.

Στέλνεις email στο λάθος παραλήπτη
Όταν στέλνεις ένα λάθος email, ανάλογα με το περιεχόμενο και την περίσταση, μπορεί να κυμαίνεται από ελαφρώς έως αρκετά ντροπιαστικό. Όσο δύσκολο και αν είναι να παραμείνεις ήρεμη χωρίς πανικό, παράμεινε συγκροτημένη. Σκέψου τις επιπτώσεις του λάθους σου και φτιάξε ένα πλάνο δράσης. Αν το λάθος αφορά το αφεντικό ή κάποιο άτομο σε υψηλότερη θέση από εσένα, τότε αντί να στείλεις ένα απολογητικό email δοκίμασε να επιλύσεις την παρεξήγηση από κοντά. Εάν αφορά κάποιον συνάδελφο με τον οποίο έχεις κοντινή θέση, μπορείς να ζητήσεις συγνώμη απευθείας μέσω email. Ωστόσο, να ξέρεις πώς πολλές φορές μια δια ζώσης απολογία, εφόσον εφικτή, είναι η ιδανική επιλογή.

Παραλείπεις μια σαφή συνοπτική γραμμή θέματος
Παρόλο που μπορεί να συνομιλείς με τους συναδέλφους σου μέσω email χωρίς γραμμή θέματος ή subject line, όταν στέλνεις επαγγελματικά email είναι καλό να μην την παραλείπεις. Η γραμμή θέματος αυξάνει τις πιθανότητες ο παραλήπτης να ανοίξει το email σου αλλά και του δίνει τη δυνατότητα να κατάλάβει τι αφορά το email πρωτού το ανοίξει. Μια σύντομη και περιεκτική φράση είναι ό,τι πρέπει. Σκέψου εσένα στη θέση ενός παραλήπτη. Δε θα είχες περιέργεια να δεις τι αοφρά ένα email χωρίς γραμμή θέματος; Πιστεύεις ότι θα καθόσουν να διάβαζες μια μεγάλη γραμμή θέματος;

Κρατάς ανεπίσημο τόνο
Φυσικά μερικές εταιρίες κρατούν πιο επαγγελματικό τόνο στην ενδοεπικοινωνία τους. Αν ξεκινάς μόλις μια δουλειά, είναι καλύτερο να αρχίσεις με επίσημο τόνο και να προσαρμοστείς ανάλογα σύμφωνα με το πώς οι άλλοι επικοινωνούν μαζί σου. Μόλις πάρεις μια αίσθηση με το πώς οι άλλοι επικοινωνούν μεταξύ τους, προσπάθησε να ταιριάξεις με το στιλ τους. Φυσικά δε θες να είσαι το μαύρο πρόβατο σε ένα casual setting στέλνοντας επίσημα email.

Χρησιμοποιείς την προσωπική ηλεκτρονική διεύθυνση
Από τη στιγμή που σου δοθεί η ηλεκτρονική διεύθυνση της δουλειάς είναι καλό να χρησιμοποιείς αυτήν. Όταν έχεις μια συνομιλία με το αφεντικό σου ή τον πελάτη σου δε θες να απαντήσεις από το hotstrawberries23@yahoo.com.

Ξεχνάς την υπογραφή σου
Θεωρώ ότι είναι πολύ ικανοποιητικό να προσθέτεις την υπογραφή σου με το ονοματεπώνυμο, τα στοιχεία επικοινωνίας, τη θέση εργασίας σου, και το λογότυπο της εταιρίας σου εφόσον εφικτό. Εκτός του ότι οι άλλοι θα μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σου εύκολα έχοντας όλα τα απαραίτητα στοιχεία, σου δίνει μια αίσθηση προσωπικής ικανοποίησης και αυτοπεποίθησης. Μπορείς να φτιάξεις τη δική σου προσωπική υπογραφή στις ρυθμίσεις του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σου.

Κάνεις υπερβολική χρήση θαυμαστικών
Πολλές φορές από την ευχαρίστηση και ικανοποίησή μας τείνουμε να προσθέτουμε θαυμαστικά στο τέλος κάθε πρότασης. Εκτός αν στέλνεις το email σε κάποιον συνάδελφο-φίλο, θα πρέπει να προσέχεις να μην χρησιμοποιείς πολλά θαυμαστικά έτσι ώστε να διατηρείς τον επαγγελματικό τόνο.

Ξεχνάς την τελευταία ανάγνωση
Πριν πατήσεις “Αποστολή” θυμήσου να διαβάσεις άλλη μια φορά (αν μπορείς και δυνατά) το περιεχόμενο του email σου αλλά και τσέκαρε αν έχεις πατήσει “Reply” ή “Reply All”. Ακόμη και αν βρίσκεσαι σε βιασύνη, δοκίμασε να διαβάσεις το email ακόμη και γρήογρα έτσι ώστε να αποφύγεις τυχόν “καταστροφές”.

Βασίζεσαι σε αυτές τις φράσεις
Μερικές φορές χρησιμοποιούμε τις παρακάτω φράσεις περισσότερο απ’ ό,τι χρειάζεται. Για παράδειγμα, ξεκινάμε ένα mail με τη φράση “συγνώμη για την ενόχληση” όταν στην πραγματικότητα η επικοινωνία με τους συναδέλφους είναι απαραίτητη στη δουλειά. Γι’ αυτό, απόφυγε να ζητάς “συγνώμη” κάθε φορά που ξεκινάς ένα email. Όταν είσαι σίγουρη για κάτι δεν χρειάζεται να ξεκινάς μια πρόταση με το “Νομίζω”. Μπορείς να ξεκινήσεις λέγοντας “Πιστεύω ότι…”. Μέχρι να εδραιώσεις τη θέση σου στη δουλειά, απόφυγε να ξεκινάς το email σου με “Γεια σου”. Κράτα τον τόνο σου πιο επίσημο έως ότου συνηθίσεις τους ρυθμούς στη νέα σου θέση.

Η λύση στα λάθη μας
Ευτυχώς, πολλά ηλεκτρονικά ταχυδρομεία έχουν προσθέσει τη ρύθμιση να αποστέλλεται το email μετά από μερικά δευτερόλεπτα (5,10, 20, 30 κλπ.). Αυτά τα λίγα δευτερόλεπτα είναι αρκετά ώστε να “σκανάρεις” το email άλλη μια φορά, να πατήσεις “Ανάκτηση” και να διορθώσεις τυχόν λάθη. Μπορεί να ζούμε σε έναν γρήγορο κόσμο, ωστόσο η η τεχνολογία και η βελτιστοποίηση ηλεκτρονικών πλατφόρμων είναι σύμμαχοι μας στην προσπάθεια μας να μειώσουμε απρόσεχτα λάθη.

Πηγή: Savoirville

 



Διαβάστε επίσης